Per Design erlaubt Outlook 2002 die Verwaltung von Kategorien nur lokal am Client. Dieses Whitepaper erläutert, wie Kategorien zentral für alle angeschlossenen Arbeitsplätze über ein LoginScript zur Verfügung gestellt werden können.
Zentrale Pflege von Kategorien mit Outlook 2002/Exchange Server
| Letzte Änderungen am Dokument: | 11.09.2005 |
| Kategorie: | Administration |
| Autor: | Dipl.-Ing. Markus Ehrl – Captain MESO |
Zusammenfassung:
Nutzung von zentralen Kategorien mit Outlook 2002 (OfficeXP)
Weitere Informationen
Im Vergleich zur Vorgängerversion ist eine zentrale Pflege der Kategorien über das Active Directory unter Nutzung der ADM Vorlagen aus dem ORK (Office Ressource Kit) nicht mehr möglich. Auch die Erstellung einer eigenen ADM Datei zur Einbindung scheitert durch die Ablage der Masterlist (Outlook Kategorien) bei Outlook 2002 im REG_BINARY Format.
Hintergrund im Detail: HEX Werte bei REG_BINARY können zum Zeitpunkt der Erstellungen dieses Artikels in der Registry nicht über ein ADM-File modifiziert werden. Tools welche aus einem Registry Key ein ADM-File zur Einbindung als Group Policy im Active Directory erstellen, wie z.B. Reg2Adm (http://www.novell.com/coolsolutions/tools/1421.html) oder auch PTFE (http://home.tiscali.nl/adsl429174/20011001233427.htm?) sind somit nicht geeignet.
Lösung
Per Design werden Kategorien bei Outlook lokal eingerichtet und pro User gepflegt (Figure 1).
Figure 1
Die Pflege und Anpassung der Kategorien im Team gestaltet sich dabei in der Regel als nicht tragbar.
Abhängig vom verwendeten Betriebssystem ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Auf Basis von Windows NT4/2000 und der Verwendung von Login Scripts gestaltet sich die zentrale Pflege, Verteilung und Aktualisierung als sehr einfach. Kategorien können hierbei einfach über einen zentralen Outlook Arbeitsplatz gepflegt werden und durch das Loginscript über ein Registry File verteilt werden. Tragen Sie hierzu zunächst die gewünschten Kategorien in Outlook an dem Arbeitsplatz ein, welcher stets über alle gewünschten Kategorien für die Arbeitsgruppe verfügt (Figure 2).
Figure 2
Starten sie anschließend über <START> <AUSFÜHREN> den Registry Editor (RegEdit) und exportieren den Key „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\10.0\Outlook\Categories“ aus der Registry (Figure 3 + Figure 4).
Figure 3
Figure 4
Die exportierte Datei sollte Zentral an einen Fileserver mit einer Freigabe und der Berechtigung „Everyone“ „Read“ abgelegt werden. In diesem Beispiel nehmen wir einmal an, dass der Server welche die Freigabe zur Verfügung stellt, den Netzwerknamen „SERVER“ und die Netzwerkfreigabe „KATEGORIEN“ heißt. Das exportierte Registry File wurde mit dem Name „KATEGORIEN.REG“ auf dieser Freigabe hinterlegt.
Modifizieren Sie nun Ihr Loginscript oder erstellen Sie ein neues. In diesem Beispiel erstellen wir ein neues Loginscript mit dem Namen „LOGINSCRIPT.BAT“ mit dem Befehl für den Import der Kategorien (Figure 5). Achten Sie wie in der Abbildung angegeben in der Befehlszeile auf das „/s“ hinter „regedit“. Der Parameter „/s“ ermöglicht den automatischen Import in die lokale Registrierung des Benutzers ohne Bestätigung bei Ausführung des Loginscripts.
Loginscripts sollten stets unter Nutzung der Replikationsfunktionalität bei Domänenkontrollern unter der NETLOGON Freigabe eines Domänenkontrollers abgelegt werden. Dies erspart ebenfalls die Eingabe eines Pfades im Verweis auf das Loginscript beim Benutzermanagement.
Figure 5
Benutzer welchen dieses Loginscript im Active Directory (Figure 6) bzw. Benutzermanager für Domänen (NT4) zugeordnet wurde, erhalten bei der Anmeldung die aktuelle Kategorienliste übertragen.
Figure 6
Neben der hier erstellten Möglichkeit zur zentralen Verwaltung von Kategorien existieren auch fertige Programme, welche Ihnen die zentrale Führung von Kategorien ermöglichen. Eine mögliche Lösung dazu finden Sie unter http://www.gangl.de/ mit der Produktbezeichung „OLXCat“.
Leserbemerkungen
Ich bin immer wieder verblüfft, was man findet, wenn man sucht. Ihr Tip, sowie die Ausführlichkeit der Beschreibung sind vorbildlich. Das einzige, was mir zum Glück noch fehlen würde, wäre die Info, ob das ganze (unter Anpassung des Reg.-Pfades) auch mit Outlook 2003 getestet wurde, bzw. funktioniert. Unanhängig davon meinen besten Dank und ein dickes Lob. - Joachim Hübner (24.01.2006) -
ANTWORT: Besten Dank für Ihre Nachricht. Es freut mich, wenn Ihnen mein Whitepaper dazu weitergeholfen hat. Outlook 2003 speichert die Kategorien in der gleichen Weise in der Registry ab, wie es auch Outlook 2002 getan hat. Persönlich habe ich das Whitepaper nicht mit OL2003 getestet, bin aber optimistisch dazu, dass es klappt. - Captain MESO (25.01.2006) -
Anmerkung
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