Per Design erlaubt Outlook 2000 die Verwaltung von Kategorien nur lokal am Client. Dieses Whitepaper erläutert, wie Kategorien zentral für alle angeschlossenen Arbeitsplätze über Gruppenrichtlinien zur Verfügung gestellt werden können.
Zentrale Pflege von Kategorien mit Outlook 2000/Exchange Server
| Letzte Änderungen am Dokument: | 11.09.2005 |
| Kategorie: | Administration |
| Autor: | Dipl.-Ing. Markus Ehrl – Captain MESO |
Zusammenfassung:
Windows 2000 ermöglicht auf Basis des Active Directories und Outlook 2000 die zentrale Verwaltung von Kategorien. Für Outlook 2002 (OfficeXP) existiert ein separater Artikel.
Weitere Informationen
Eine Verteilung auf Basis von NT Server ist ebenfalls möglich. Stichworte hierzu lauten Policies, ntconfig.pol, config.pol und netlogon. Dieser Artikel bezieht sich auf die Einrichtung unter Windows 2000 und Active Directory.
Lösung
Per Design werden Kategorien bei Outlook lokal eingerichtet und pro User gepflegt (Figure 1).
Figure 1
Die Pflege und Anpassung der Kategorien im Team gestaltet sich dabei in der Regel als nicht tragbar.
Abhängig vom verwendeten Betriebssystem ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Auf Basis von Windows 2000, Active Directory und Gruppenrichtlinie gestaltet sich die zentrale Pflege, Verteilung und Aktualisierung als sehr einfach. Kategorien können hierbei einfach über eine Gruppenrichtlinie zentral gepflegt werden. Zunächst ist die gewünschte Gruppe im Active Directory auszuwählen. Über die rechte Maustaste und „Eigenschaften“ ist der Aufruf der Gruppenrichtlinie möglich (Figure 2).
Figure 2
Unter Gruppenrichtlinien kann nun die administrative Vorlage für Outlook hinzugefügt werden (Figure 3 + Figure 4). Administrative Vorlagen sind Bestandteil des Office Ressource Kit zu finden unter http://www.microsoft.com/office/ork. Achten Sie beim Download auf die korrekte Programmversion.
Figure 3
Figure 4
Nachdem die Vorlage für Outlook hinzugefügt wurde, können nun die Team Kategorien festgelegt werden (Figure 5 + Figure 6)
Figure 5
Figure 6
Anschließend stehen den Benutzern der zugewiesenen Gruppe im Active Directory die angegebenen Kategorien zur Verfügung.
Neben der hier erstellten Möglichkeit zur zentralen Verwaltung von Kategorien existieren auch fertige Programme, welche Ihnen die zentrale Führung von Kategorien ermöglichen. Eine mögliche Lösung dazu finden Sie unter http://www.gangl.de/ mit der Produktbezeichung „OLXCat“.
Anmerkung
Über eine Beurteilung des erstellten Artikels, der Nützlichkeit und Verbesserungsvorschläge freuen wir uns über die Zusendung einer Nachricht an Wishlist [at] MESOProducts.de.
Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Umsetzung, Optimierung und Anpassung Ihrer IT-Umgebung haben, stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Beratung und Realisierungkostenpflichtig unter Sales [at] MESOProducts.de zur Verfügung.